SFMC: Estabeleça Políticas de Retenção em suas Extensões de Dados
- Stéphanie Marchuk
- 7 de jul. de 2023
- 3 min de leitura
Olá, Trailblazer! No post de hoje irei falar sobre como e porque aplicar Políticas de Retenção em Extensões de Dados. A Política de Retenção é um recurso da Salesforce Marketing Cloud que auxilia suas Unidades de Negócio a se manterem “saudáveis”, permitindo envios mais rápidos pela menor quantidade de dados retidos e uma plataforma mais organizada.
O que são extensão de dados, as famosas "Data Extensions"?
São tabelas que armazenam dados de contato na Salesforce Marketing Cloud. Se quiser saber mais, acesse a seguinte unidade do Trailhead aqui.
Entendendo a Política de Retenção
Política de Retenção relacionada a Extensão de Dados é quando se estabelece no momento da criação ou em uma existente, o número de dias/período/data após o qual o aplicativo exclui as linhas ou a extensão de dados permanentemente.
Opções de exclusão:
Registros individuais: Permite definir períodos de retenção personalizados para os registros de uma extensão de dados específica. Nesse caso, a Extensão de dados é mantida. Esse tipo de exclusão analisa linha por linha e é recomendada para bases que podem vir a conter um grande volume de dados. Ex: Log de envio "Send Log";
Todos os registros e extensões de dados: Exclui uma extensão de dados e todas as informações que contém nela para um período específico. Recomendada para bases de envios pontuais, que não serão utilizadas após o envio;
Todos os registros: A extensão de dados é mantida, mas todos os registros na extensão de dados são excluídos. Não é analisado linha por linha.
Opções de período:
Depois: Insira o número de dias depois que a extensão de dados for criada que deverão ser aguardados antes de excluí-la. (Recomendado)
Redefinir período na importação: Para estender a data de retenção após uma nova importação.
On (caixa de data): Selecione uma data específica para excluir.
O uso de configurações de retenção de dados em conjunto com a ação de importação adequada (adicionar, atualizar, substituir, etc.) ajuda a garantir que suas automações de marketing permaneçam úteis e atualizadas.
Fonte: Unidade Gerenciar dados de contato - Trailhead
Passo a passo para criar uma Extensão de Dados com Política de Retenção
Navegue até a seção "Audience Builder";
Clique na guia "Contact Builder" e selecione "Extensões de Dados" no menu suspenso;
Clique no botão "Criar" para criar uma nova extensão de dados;
No assistente “Criar extensão de dados”, forneça os detalhes necessários, como Nome, Chave Externa (um identificador exclusivo para a extensão de dados) e uma Descrição;
Na seção "Retenção de dados", marque a caixa de seleção "Política de retenção de dados" para habilitar as configurações de retenção de dados;
Defina a política de retenção de dados desejada especificando a duração e o período de tempo para o qual deseja reter os dados na extensão de dados;
Defina outras configurações, como campos e relacionamentos, com base em seus requisitos;
Clique no botão "Salvar" para criar a extensão de dados com a política de retenção de dados especificada.
Fonte: Unidade Gerenciar dados de contato - Trailhead
Aplicando Política de Retenção em Extensões de Dados existentes
Quando chegamos nesse cenário de aplicação, que é o mais recorrente em organizações com um grande volume de extensões, encontramos um ponto importante a ser considerado.
Ao aplicarmos uma retenção em uma extensão de dados existente, a data de exclusão considera que as linhas e/ou a extensão de dados foram inseridas/criadas no momento da aplicação da política de retenção. Dessa forma, se eu insiro uma política de 45 dias para exclusão, todos os dados que estavam na tabela no momento da inserção da política serão apagados após 45 dias, independente de terem sido adicionados em períodos que não se adequam a 45 dias antes da aplicação da retenção. Ou seja, a política de retenção não é uma forma de excluir dados antigos de uma tabela.
Portanto, nesse caso, quando o objetivo for diminuir o volume de registros na extensão em um curto prazo, outros métodos deverão ser utilizados em conjunto, como exclusão de linhas por meio de Sever-Side JavaScript, criação de extensão de dados de apoio em conjunto com automações utilizando SQL, dentre outros.
Passo a passo para definir Política de Retenção em uma Extensão de Dados existente
Navegue até a seção "Audience Builder";
Clique na guia "Contact Builder" e selecione "Extensões de dados" no menu suspenso;
Localize a extensão de dados à qual deseja aplicar a política de retenção e clique em seu nome para abri-la;
Na visualização da extensão de dados, clique na guia "Editar" em "Retenção de Dados";
Defina a política de retenção de dados desejada especificando a duração e o período de tempo para o qual deseja reter os dados na extensão de dados;
Clique no botão "Salvar" para aplicar a política de retenção de dados à extensão de dados.
Fonte: Salesforce Stack Exchange
Agora, analise a saúde da sua plataforma e desenvolva um plano de ação para aplicar as Políticas de Retenção adequadas às suas extensões novas e existentes.
E aí, vai começar a aplicar a Política de Retenção de Dados em suas Extensões? Comenta aqui! 😉
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